SONG OF THE WEEK: The Work (Live)
Ci siamo; anno nuovo, vita nuova! O almeno così dicono. Per me queste “vacanze” invernali sono state tutto tranne che un periodo di pausa e riposo. Nelle ultime settimane ho dovuto dire addio a mio padre e, come se il dolore non bastasse, mi sono ritrovato nel vortice di quello che poeticamente chiamiamo “successione“: pratiche, documenti, certificati, uffici… una quantità di burocrazia che ti fa quasi dimenticare il lutto.
Rientrato a Milano, dopo aver cercato di sistemare almeno le questioni più urgenti, ho guardato la mia scrivania ed era… un disastro. Mail non processate, post-it ovunque, tre notebook aperti con appunti sparsi, e il mio cervello che cercava disperatamente di tenere tutto sotto controllo. Fortunatamente non vivo sempre così :).
In effetti la domanda che più spesso mi sento fare quando incontro qualcuno è “Ma come fai a fare tutto?”. Tra il lavoro principale, gli investimenti da gestire, i libri, le lezioni all’università, il podcast e persino questa newsletter settimanale che non ho mai saltato… sembra che io abbia trovato il modo di infilare 48 ore in una giornata di 24. Vero? Falso!
Viviamo tutti in un mondo dove tutto sembra richiedere la tua attenzione immediata. Notifiche che lampeggiano, chat che si accumulano, progetti che si sovrappongono. È come essere in una di quelle vecchie sale giochi, dove sei la pallina del flipper che rimbalza tra un bumper e l’altro, cercando disperatamente di non cadere nel “game over”.
E il bello (si fa per dire) è che non è solo una questione di lavoro. È la vita stessa che è diventata così. Tra famiglia, salute, relazioni, hobby, aggiornamento professionale… sembra che 24 ore non ti bastino più.
Ma sai una cosa? Non è una questione di tempo.
Il mito del “tempo in più”
Ho sentito spesso colleghi dire “Ah, se solo avessi due ore in più al giorno!“. Sai cosa succederebbe con due ore in più? Avresti solo due ore in più di caos. Mozart aveva 24 ore, Einstein aveva 24 ore, Johann Sebastian Bach aveva 24 ore e, come mi piace ricordare a chi si lamenta delle email, lui non aveva WhatsApp ma aveva 20 figli. Persino mia nonna che ha cresciuto 5 figli mentre gestiva un negozio nei primi anni del dopoguerra aveva le stesse 24 ore che hai tu.
Tutti vorremmo più tempo, ma il tempo non è il vero problema. Ti sei mai chiesto quanto tempo ci vuole per avere un’idea brillante? Zero. Quanto tempo serve per essere innovativo? Zero. Quanto tempo occorre per riconoscere un’opportunità quando ti passa davanti? Zero. Eppure continuiamo a dire “non ho tempo” come se fosse una scusa universalmente accettabile.
Quello che ti serve non è più tempo, ma più “banda mentale“. Pensa a quante volte ti è capitato di avere due ore libere e sprecarle scrollando il telefono senza concludere nulla (eh già, TikTok è la mia unica droga… e fa danni).
Quante volte invece ti è capitato di avere la migliore idea della tua vita mentre eri sotto la doccia? O mentre facevi una passeggiata? O guidando verso casa? Non è un caso: in quei momenti il tuo cervello aveva lo spazio per pensare liberamente. Non era sovraccarico di notifiche, scadenze, email da processare. Era semplicemente libero di fare ciò per cui è stato progettato: pensare.
Il problema non è là fuori
Per anni ho cercato di risolvere questo problema con gadget, sistemi di produttività sempre più sofisticati. Risultato? Zero. Anzi, peggio: più strumenti aggiungevo, più aumentava la complessità da gestire.
È come quando decidi di mettere in ordine il garage e compri tutti quei bei contenitori di plastica trasparente. Ti senti super organizzato per tipo… due giorni? Poi ti ritrovi con gli stessi oggetti di prima, solo che ora sono ordinatamente catalogati in scatole che occupano ancora più spazio.
Il vero problema non sono gli strumenti o il tempo: è il tuo cervello. Non è stato progettato per gestire più di 4 cose contemporaneamente. È fantastico nel riconoscere un leone nella savana (utile, vero?), ma fa fatica a ricordarsi di comprare il latte tornando dall’ufficio.
Proviamo a fare un gioco insieme: prova a pensare a quante cose hai “in mente” in questo momento? Progetti da finire, email da scrivere, chiamate da fare, regali da comprare, visite mediche da prenotare…
Il tuo cervello non è un ufficio, è un processore. È fatto per avere idee, non per conservarle. Eppure continuiamo, tutti, a utilizzarlo come un magazzino mal organizzato, dove accumuli pensieri, impegni e preoccupazioni sperando che in qualche modo si sistemino da soli.
E sai qual è il risultato? Stress, ansia, sensazione di essere sempre in ritardo e mai abbastanza preparato. Come diceva un mio vecchio capo: “La mente è come un frullatore: se ci metti troppa roba dentro, invece di un frullato ottieni una schifezza“.
La svolta: dal caos all’ordine
La mia svolta è arrivata circa 15 anni fa, quando mi sono imbattuto per caso in un libro che, per certi versi, mi ha cambiato la vita: “Getting Things Done” di David Allen (tradotto in italiano come “Detto, Fatto!”, anche se il titolo originale rende molto meglio l’idea). Ricordo ancora quando l’ho preso in mano la prima volta, più per disperazione che per reale convinzione. Ero arrivato al punto in cui avevo provato qualsiasi cosa: metodo Pomodoro, bullet journal, meditation mindfulness… tutto quello che prometteva di portare ordine nel caos. E ancora non c’era l’iPhone con le sue app!
Ma quello che ho scoperto leggendo quel libro è che la produttività non è una questione di strumenti o tecniche sofisticate, ma di principi fondamentali. Non serve essere dei guru della meditazione o avere l’ultima app alla moda. Allen lo spiega in modo brillante: la produttività è un’arte marziale. Come nel karate, dove i movimenti più potenti sono spesso i più semplici, anche qui la vera potenza sta nella semplicità.
Da allora ho capito che ti servono solo tre cose fondamentali per riprendere il controllo:
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Smettere di usare il cervello come magazzino Il tuo cervello è fatto per avere idee, non per tenerle. È un processore, non un hard disk. Non tenere nulla in mente. Davvero, nulla. Scrivi tutto, anche le cose più banali. Il tuo cervello ti ringrazierà perché potrà tornare a fare ciò per cui è stato progettato: pensare in modo creativo.
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Chiarire cosa significa “fatto” Non basta catturare le cose, devi decidere esattamente cosa significano per te. Per ogni cosa che catturi, chiediti: qual è il prossimo passo concreto? Non “organizzare le vacanze”, ma “chiamare l’agenzia per preventivo Maldive”. Non “sistemare la cucina”, ma “comprare i contenitori al negozio”. Senza questo passaggio, le tue liste diventano solo un altro modo per rimandare le decisioni.
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Creare un sistema di revisione affidabile Questa è la chiave di volta. Devi fidarti del tuo sistema più di quanto ti fidi della tua memoria. E per farlo, devi rivederlo regolarmente. È come fare manutenzione a una macchina: non puoi aspettare che si rompa per controllare l’olio. Devi avere una routine di revisione che ti permetta di mantenere tutto sotto controllo.
La bellezza di questo approccio è che funziona indipendentemente dai tuoi strumenti. Puoi usare carta e penna, app digitali, o un mix dei due. L’importante è che il sistema sia abbastanza semplice da essere sostenibile nel tempo, ma abbastanza robusto da potersi fidare.
Come fare in pratica
Ecco alcuni suggerimenti concreti che ho imparato sulla mia pelle:
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Fai una “mind sweep” Prendi carta e penna e scrivi tutto quello che hai in mente. Tutto. Ti sembrerà di non finire mai, ma ti assicuro che è liberatorio.
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Per ogni cosa, decidi la prossima azione Non basta scrivere “dentista”. Devi decidere: devi cercarne uno nuovo? Devi chiamare per un appuntamento? Devi solo confermare quello che hai già?
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Crea liste separate per contesti “Da fare in ufficio”, “Da comprare”, “Da discutere con il partner”… Categorizza le azioni in base a dove e come puoi farle.
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Rivedi tutto settimanalmente Dedica un’ora a settimana per rivedere tutte le tue liste. È il momento più importante del sistema.
La cosa più bella? Quando metti in ordine la tua mente, hai più spazio per essere creativo e spontaneo. È come avere una cucina perfettamente organizzata: non limita la tua creatività culinaria, la amplifica.
La vera libertà
Insomma, pare proprio che la vera libertà non stia nell’avere più tempo, ma nell’avere la mente libera per usare al meglio il tempo che hai. Non si tratta di diventare un robot super efficiente, ma di creare lo spazio mentale per essere più presente, più creativo, più te stesso. È la differenza tra correre tutto il giorno inseguendo le cose da fare e camminare con calma sapendo esattamente dove stai andando.
In questi giorni, mentre cercavo di mettere ordine nella mia vita dopo la perdita di mio padre, ho capito ancora più chiaramente quanto sia importante avere sistemi simili per il tipo di vita e di lavoro che ho.
Non per essere più produttivo, ma per essere più presente. Per poter dire “sì” a mia figlia che vuole giocare, senza avere la testa piena di cose da fare. Per poter ascoltare veramente un amico che ha bisogno, senza pensare alla prossima scadenza.
So che non è facile. Ci vuole pratica, pazienza e la volontà di cambiare alcune abitudini radicate. È un po’ come andare in palestra: i primi giorni sono i più duri, ma poi inizia a diventare naturale. E come l’esercizio fisico, i benefici non sono solo per te, ma si estendono a tutti quelli che ti stanno intorno.
Ed è proprio per questo che credo che il miglior proposito per questo 2025 sia proprio questo: mettere ordine. Non per fare più cose, ma per fare meglio le cose che contano davvero. Perché quando hai la mente libera e sistemi che funzionano, puoi dedicare tempo di qualità a chi ami, puoi essere veramente presente nei momenti importanti, puoi seguire le tue passioni senza il peso costante delle cose da fare.
L’ordine non è un fine, ma un mezzo. Un mezzo per regalarti – e regalare a chi ti sta vicino – la cosa più preziosa che abbiamo: tempo di qualità, presenza vera, attenzione non divisa. E questo, credimi, è il regalo più bello che puoi fare a te stesso e agli altri in questo nuovo anno.
Sempre avanti, condannati all’ottimismo!
Giuseppe
